部分 1组织活动报告
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为不同的听众确定演示的风格和格式。活动报告可以装订、合订、通过电子邮件发PDF文件、用PPT（PowerPoint）演示等等。
- 活动报告应该被组织成清晰的部分。你需要确定如何将活动的结果与目标进行比较。总结活动的主要结果。
- 根据每个赞助商和观众的需求和兴趣定制活动报告。考虑赞助商的目标。在某种程度上，赞助商是活动报告的主要受众。他们想知道是否值得赞助这个活动。所以考虑一下他们想知道什么，以及他们关注的热点是什么。
- 定制活动报告，也要满足活动和赞助商对独特性的具体需求。不要根据数字来写报告。活动报告的其他受众还包括高级管理人员和财务经理。
2
创建一个流程来跟踪整个事件中需要的信息。你不能只依赖自己的记忆。
- 在活动之前、期间和之后跟踪关键信息，可以得到更具体、最终也更有效的报告。这样也能够让你及时编辑所有的内容。
- 数据收集应该是连续的，在必要时使用多个人员（包括可能的实习生）收集数据。不过无论如何，你都不能等到活动结束时才开始写报告。
3
把内容总结成关键点。很多活动报告都有的一个问题，它们只会重复活动议程或者专注于让人感觉良好、鼓舞人心的声明。不要这样做。相反，要用清晰、分析的眼光，在报告中突出重点。
- 挑选一些活动的亮点进行详细讨论。想想哪三件事做得最好，哪三个方面最令人惊讶。
- 避免用平淡无奇的细节来包装文章，比如午餐菜单或者对主讲人整个演讲的详细总结。你应该把重要的东西写出来。
部分 2在报告中包含正确的内容
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写一份执行摘要。活动报告应该有一个执行摘要，它是详细完整报告的简明版本。可以把执行摘要看作是简介。
- 你可以写两份报告，一份给对活动结果更感兴趣的人写的执行摘要，和一份给参与策划和赞助活动的人写的更详细完整的报告。
- 在执行摘要中，你可以简化内容并且集中于关键的对象和结果。执行摘要应该很简短，只有一两页。它应该包括对活动中关键要素的总结，以及对数据的简要解释。
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在活动报告中加入视觉效果。提供图表，而不只是向读者展示一堆数字来说明统计趋势往往更有效。
- 如果活动中包含新产品，你可以展示它的照片。实际活动的照片可以帮助说明活动报告。找一找赞助商在网站上发布的照片，可以记录在报告中。同样，这也是一项不能等到活动结束后才去做的任务。
- 样品、复制品和其他现场的示例也可以包含在里面。可以报告收到赞助商优惠券的人数等。记录活动在现场和场外的曝光率、媒体、观众、赞助商。
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记录所有广告和媒体曝光。你可以将媒体的引流与概述的目标进行比较。
- 除了关注发行量和广告费外，还要关注刊登赞助商名称和广告的平面广告和文章。
- 记录电视广告、公共服务公告、收视率和收费广告的价值，以及新闻报道。
- 不要忘记记录电台、收费广告、广告和促销的价值、审计报告等等。
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要包含对活动目标的陈述。将活动的目标与其结果联系起来是非常重要的，所以要提醒自己，活动最初的任务是什么以及设定了哪些目标。
- 你可以列出活动的计划。你还应该讨论在某个时候谁是活动的主要参与者。不过，这些部分应该简短。
- 确保用最多的时间列出和讨论活动具体的关键结果，并将它们与列出的结果进行匹配。现实一些，不要试图粉饰那些不成功的事情。
5
活动报告中要包含财务信息。 详细谈论活动的预算和实际花费（或者可能带来的收益）是很重要的。确保将预算支出与实际支出进行比较，并且突出显示效果良好的项目和需要改进的方面。
- 你需要详细说明所有的费用，包括营销和促销活动、员工费用和赞助费用。记录详细的预算是个好主意。金融经理和高管们会希望看到能够支持结论的证据。
- 还要包含收益信息，比如费用、赞助，和展品。但一定要将收入与预期进行比较。和什么相比？这是个好问题。
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包含与读者相关的统计数据。你不会希望在报告中只包含自己感觉良好的信息。参加会议的人数也应该包括在统计的数据内。提供具有可测量性的数据是一个好主意。
- 其他相关的统计和数据还包括产生的销售线索数量和特定展位的访客数量。提供数据能够让活动报告更加可信。提供学员和与会者的信息，包括人口统计、出席人数和受众研究结果（比如购买习惯）。
- 报告参与赞助商活动的人数，以及向慈善机构捐款的人数。记录经济影响和员工参与情况。
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需要有能够将数据联系成上下文的定性元素。报告中应该包括一些统计数据，但是你还需要一些人们的评价将上下文联系起来。
- 收集来自参与者和活动团队成员的评价和反馈，这样对活动成功和失败的评估就不仅仅来自于活动报告的作者。会让报告更加可信。
- 也可以考虑包含第三方的研究。媒体曝光价值是第三方可以研究的一个例子。
- 评估空间和设置。你应该花些时间从其他人的角度来评估这个位置和设置的有效性。讨论会议、活动等如何使用空间。
部分 3完成活动报告
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及时提交报告。在事件发生后尽快地编写和发布报告。把它安排在你的日历上，确保完成。有些人建议在30天内发布活动报告就可以，但另一些人认为应该在几天内完成。
- 不管最后期限是什么，一定要按时完成。也许你正在为某个特定客户委托的代理机构编写活动报告。要注意所有的要求。
- 最重要的是，听众们想要一个全面和及时的报告。所以，花点时间把事情搞清楚，把事情做好，但不要等得太久，否则会显得已经过时了。
2
校对活动报告。确保活动报告的语法正确，并且避免拼写、标点和其他校对错误。
- 确保答案有深度。一个好的经验法则是，写作技巧应该“展示，而不是讲述”。这意味着，你可以提供一些具体的例子来支持报告中提出的普遍观点。
- 不要忘记你的读者，确保你的写作听起来正式和专业。活动报告不是随意的文章，它是决定事件是否值得的重要文件，因此需要具有权威性。
小提示
- 多拍一些你不一定觉得有用的照片。之后你会庆幸这个做法。
- 当你从领导者和计划者那里得到一份评价时，不要先去找他们。他们会在活动结束后留下来，所以一定要先问问观众，因为他们会是最先离开的。此外，如果演讲者或者领导者正忙于其他事情，不要打扰对方，可以晚一点再向他们提问。
- 当你想得到别人的评价时，要有对话的精神，自然地问问题，直到让对方说出他们的想法。
- 多听取一些评价。之后你会庆幸这个做法。
- 好的照片可以显示事件的行动或者人们对事件的反应。
- 试着把整个画面都拍下来，包括人群和演讲者，这样就能向读者传达出场面有多大。
你需要准备
- 一个数码相机
- 一个记事本
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