如何写商业信函

部分 1开始写信函

无论你写什么内容的信函，它的形式都有一些商业标准需要遵循。商业信函必须由常见的字体（如宋体和新罗马体）输入和组成。采用分块分段，即开始一个新的段落的时候，点击两次“回车”，而不使用缩进。

列出你公司的名字、地址，把地址的每个部分分别写在不同的行里。如果你是个体经营户或者独立承包人，用你的名字代替公司名字，或者写在它的上面。

写出完整的日期是最专业的选择。例如，写“4月1日，2012年”或者“2012年4月1日”。这必须出现在寄件人地址的下方几行，并且左对齐。

以这样的一个顺序写出收件人的信息：完整的名字、头衔（如果适用）、公司名称和地址，每一条信息都写在单独的一行，如果有必要，加上一个参考编号。收件人的信息必须写在日期下方并左对齐。

称呼是表达尊重的重要指标，选择什么称呼取决于你是否知道你要写给谁，你有多了解对方以及你们的关系在哪个水平。参考下面的选项：

时间就是金钱，正如谚语所说，大多数商人讨厌浪费时间。因此你的信的语气应该是简短和专业的。通过直指主题和第一段的简洁评论让你的信可以快速阅读完。例如，你可以以“我写信给你是关于……”开头，从这里写下去。

让你的读者准确地知道你想说什么。如果你的意思表达得像水晶一样透彻，你的读者就会迅速做出反应。特别是，如果因为你的信你将会做出什么动作或导致什么结果，向对方阐明这一切。用尽可能少的话来表明你的态度。

信是人写给人看的。尽量避免用通用信件——你不可能靠千篇一律的没有人情味的信件与对方建立关系。然而，也不要用口语和俚语，如“你知道”、“我的意思是”、“想要”等等。保持语气商业化，但也得是友好和友善的。

即使你写的是投诉或什么问题，你也可以很有礼貌。考虑收信人的地位并且提供在合理范围内你所能做的事，表现得包容和乐于助人。

在最后一段，总结你的观点，并且清晰地勾勒出你的行动计划或者你期望收信人做什么。注意收信人可能会因为一些问题或疑虑而联系你，要对他/她说谢谢，因为对方关注了你的信件/事件。

结尾，如上文的称呼，是尊重和礼节的一项指标。“你真诚的”或“真诚的”是最普遍最安全的选择；也可以考虑“热忱”、“恭敬”、“问候”和“敬启”。稍微不那幺正式但是依旧专业的结尾包括“一切都好”、“真挚的祝福”、“温暖的问候”和“谢谢”。在你的结尾后面使用一个逗号。

留大约四行来签字。在你打印它之后签字，如果你是通过电子邮件发送的，扫描你的签名图像并附加到信的这个位置。蓝色或黑色墨水最好。

在你的签名下方，输入你的名字、联系电话、电子邮件地址或其他适用的联系方式。给每一条信息单独的一行。

如果你要附上额外的文件给收件人检阅，在你的联系信息的下方用几行字标出包括文档的数量和类型，如“附件（2）：简历，小册子”。

口头陈述是专业的一个重要因素。想确保让你的收信人轻易地看出你的能力，就要仔细审查改正信里那些错误的地方。在你的文字编辑器上检查拼写错误，并且在你寄出之前通读一遍。

发送电子邮件，或者通过邮局寄信，使用商务信封（如果可以，用印有公司商标的）。整齐地打印你的寄件地址和收信人的地址。把信折三折，这样收信人就会首先看到顶层，然后是底层。确保你贴上了足够的邮票，然后寄出。

用一支质量好的笔来写信函。
如果你写的是一封复杂的信函，考虑先写一个大纲。
- 列出你想添加的主题，不用在意顺序。
- 每一个主题都列出关键词、例子、论据和事实。
- 检查你的大纲里的每个主题和你的目的以及受众的关联性。
- 去掉不是很有用的部分。
- 把信息按对你的读者最好的顺序来排列
及时。如果你不能在一个星期之内全面回应，告诉收信人，并且提醒他/她什么时候可以得到你的回应。
强调积极的一面。谈论你做的到的，而不是你做不到的。例如，如果一样商品脱销了，不要告诉客户你不能填写订单，相反地，告诉他们产品非常受欢迎，你已经卖完了。然后告诉他们什么时候你可以给他们订单。