如何写一封有说服力的信

部分 1写信之前的准备工作

在开始写信之前，进行头脑风暴。在这个过程中要明确你想要什么、为什么需要、为什么对方应该满足你、任何能够反驳你的理由，以及这是否是你想讨论的问题。把点子都写下来能让你清晰地构思信件，明确你在这个问题中的立场。

以“我要说服对方协助达成我的目标”为出发点。将你想要说服的对象代入对方，你想让对方做的事情代入我的目标。
然后，问问自己：为什么要这么做？列出你想让对方这样做的原因。
在总结好原因后，把它们按重要程度分类。把所有重要的原因放在一列，然后把其他所有不太重要的原因放在另一列中。这有助于缩小思考范围，帮你抓住问题的关键。可靠来源Reading Rockets前往来源

你要准确地知道自己想要或者需要什么。你想要达成什么目标？希望得到怎样的结果？

分析、理解对方有助于确定如何设计信的结构。可能的话，判断一下对方与你意见相同、相左，还是持中。这有助于确定信中每个要点应占的比重。

尽量选择一个人，能够在你的信中明确地称呼他。他们是谁？有什么能帮到你的能力？他们会如何改变你的想法？他们会不会直接忽略你的请求？你应该如何称呼他们？他们是高管或者公务员吗？职位不同，你的措辞也应该有所变化。
尽量找出对方对该问题的看法和倾向。你们之间可能存在哪些分歧？如何有礼貌的提出反驳意见？
找出对方可能有哪些顾虑。他们可以支配的资金是否有限？你的请求会不会直接影响他们？他们有多少时间来考虑你的请求？
考虑一下需要提供哪些证据来说服你的读者。

y具有说服力的信一封要包含能支持相应立场的事实证据和信息。一定要多方面考虑，不要只关注自己的立场，也要提及与你立场对立的观点和相关事实。

商务信件有特定的格式。格式恰当时不会有什么影响，但是格式一旦使用不当，就会对你产生不良影响，对方可能会因此直接无视你的信件。

首先在左上角填写你的地址。只需填写街道、城市、州（省）和邮编即可，不要写上自己的名字。还可以写上电话号码和邮箱地址（各占一行）。如果你在英国，那么地址就要填在右边，然后空一行。

公认的做法是以亲爱的一词开始，接上对方的名字。一定要把对方的名字写对，并与信头处填写的名称一致。

在选择结束语时要考虑文章的语境。像谢谢，是非常标准的；而像祝好一类，则更偏亲密。你需要选择是使用正式的，还是较为亲密的结束语。无论选择哪个，第一个单词都应该首字母大写，其余小写。结束语后面跟上一个逗号。

此类信件应该简短、礼貌。事务繁忙的人很少会理会超过一页或者态度恶劣的来信。不要内容冗长，尽量使用清楚、简洁的语句。不要跑题或者提到不相关、不必要的事情。

以友好的开场白开头，然后直奔主题。在前两句话中就应点明你的需求（要点）。

在本段中列出你的顾虑、请求或需求。你不需要在这里给出具体的理由、论据或观点。详细解释你的立场、请求的特点，以及为什么它值得对方帮忙。

在随后的几段中提供背景信息和细节。这些内容要合理合法，符合逻辑且尊重事实。要迅速准确地切中要害，不要长篇大论，也不要试图靠情感、信仰或者表达你的渴望来达到目的。你可以使用以下几种策略：

引用事实和统计数据来说服对方。引用的内容应可信、可靠，并注明来源，不要断章取义。
引用支持你的立场，或者反对对立立场的专家的言论。选择的专家应该在其专业领域中颇具名望，且有资格就该问题发表意见。
给出对方应该满足你的要求的理由。直接告诉对方需要做什么并不是说服对方的好方式。应该向他们解释为什么要这么做，这样有助于改变他们的想法。说明一下现在的情况，以及为什么应该做出改变。
提供详细信息、相关证据、目前你所遇到的困境以及请求。告诉对方你已经为此做了哪些努力或者还需要做哪些工作。
列出几个证明材料。想想任何其他能够说明问题的重要性的证据。
记得控制段落的长度。简述你的情况，交代重点即可。应选择最相关的数据、专家及证明材料，不要事无巨细一一列出。

驳斥对立观点是有效的游说方式。思考一下对方可能有怎样的反对意见或疑问，然后你就可以在信中提前解答了。要找出与对立立场的共同点，或者为自己的立场提供强有力的支持。