如何安排你的一天

部分 1制定计划

日历上得有足够多的空间来列出计划。一些日历会提供每周、每日和每小时的计划表。你也可以使用笔记本。选择最符合自己需求的产品。无论你选择哪一种，都要坚持你的选择。不要在不同的日程表上写工作和学校计划。所有的事情都要写在同一个地方。

一些手机或笔记本电脑上的数字日历，可以同步到所有的电子设备上，这样你就可以随时随地翻看日程表了。手机上的备忘录和定时器应用也能用来帮你安排日常生活。
你可以挑选有多余空间的电子或纸质日程表来添加注释，这不仅可以记录完成了哪些事情，还能记录完成的过程和感受。比如，在日历中“去健身房”的下面，你不仅可以记录是否完成，还可以添加注释：“今天多跑了3千米，感觉很棒”。这样能够更好地记录自己的行为。
如果你正在从纸质日程表转换到电子日程表，在刚开始的一两天里，因为要适应新的方式，你也许会有些手忙脚乱。不妨在最开始的几天同时使用两种日程表，并不断检查，确保没有遗漏或重复安排事情。

在电子日程表中，给不同的任务标注不同的颜色。例如，把工作日程标成红色，学校日程标成蓝色，家务日程标成绿色，度假日程标成橙色，锻炼活动标成粉色。如果用的纸质日程表或记事本，也能轻松地用彩笔或记号笔来区分不同的任务。在完成区分不同的任务后，你就可以按轻重缓急的顺序去完成它们了。

规划日程并用不同的颜色标记，也有助于你看清楚自己大部分时间都用在了哪里。比如日程表上可能会有大量红色（与工作有关）和绿色（与家务有关），但是粉色（锻炼活动）的数量却非常少。这样你就会意识到分配给锻炼的时间不太够，从而为锻炼多安排些时间。

确定日程表中哪些是首要任务，哪些可以之后再完成，这一点很重要。举个例子，你在一周内有两门考试、一份实验报告、一篇论文以及一个演讲需要准备。天呐！到底应该先完成哪一项？

问自己一些问题，弄清楚首先要完成哪些任务，得花多长时间。分清哪些任务该最先完成，哪些任务耗时最长，同时比较它们的价值，弄清楚哪些任务最重要。这些问题可以是：“在最终成绩里，考试、实验报告、论文以及演讲的占比分别是多少？”，又或者“哪些任务更具有挑战性？”
最后，你需要在截止日期、需要耗费的时间和这个任务本身的价值之间，决定哪个更重要。因为你是最了解自己和自己能力的人，选择最适合自己的优先顺序。

一旦决定了任务的优先顺序，在日程表上标记它们。浏览一遍日程表，在重要事项的旁边标记A，明天之前要完成的事项旁标记B，周五之前要完成的事项旁标记C等等。

写下每项任务预期耗时多少，比如你可以这样安排一天的时间：2小时学习，1小时锻炼，30分钟写两封邮件，30分钟用来遛狗。确保有足够的时间去完成每项任务。给自己制定太紧凑和不切实际的任务安排，只会增加你的压力。

记得在任务安排里考虑进通勤时间。比如去锻炼之前，开车从图书馆到健身房的时间。

许多人会低估一些任务需要耗费的时间。考虑所有可能需要花费的时间，包括一些任务的准备阶段和收尾阶段。这样有助你更准确地安排一天的时间。

对每项任务的耗费时长多预估几分钟。试着为日程表中的任务多留25%的时间。比如，一项任务可能要花4到5分钟，那么最好预留8到10分钟的时间。这些多余的时间会提供一个缓冲，防止延误某件事情，或者跟不上日程安排。
问问自己，一些大的任务会不会暗含一些需要考虑的小任务？比如，在健身房运动过后需不需要冲凉？是不是经常在更衣室与朋友闲聊15分钟左右？很多人原本只打算锻炼一小时，到头来却发现实际花了两个小时。

日程表的最后预留一些空余时间给优先级比较低的事情，或者接下来一周的任务。如果你今天或者这周的任何时间有空，可以提前开始做这些工作。这些可能包括整理壁橱，或者在家整理税务档案。这些事情优先级比较低，不是很紧迫，也没有具体的截止期限。

部分 2遵循日程表安排

养成习惯，每天早晚核对一遍日程表，并为接下来的一天做准备。每天应该抽几分钟时间，想想当天有哪些事情要做，需要添加的新任务，或者回顾那些已经完成的任务。这几分钟可以是早上喝咖啡的时候，或者是每天上下班的路上。

在努力完成计划前，用几分钟检查回顾是激励自己的好办法！
用手机或电脑里的闹钟，为特定的任务和预约设置提醒。比如，许多医生或牙医需要提前很久预约，所以在预约一周前设置提醒很重要。这样可以帮助你制定相应的计划。

你已经按照优先级顺序制定了日程表，那么接下来按照顺序完成它们就好。

尽管你应该尽可能地按照日程表行事，但有时候还是会发生一些需要调整的情况。当紧急、复杂或者有冲突的事情出现时，将那些比较灵活的任务，或者优先级比较低的任务移到其他时间。

但是，不要让任务越堆越多，或者给第二天安排太多的计划。如果你发现这种情况经常出现，那就试着给每项任务多预留一些时间，而不是拖到接下来的几天去完成。

这对很多人来说都特别有帮助。记得把今天没有完成的任务放到明天的安排里。

比如，奖励自己舒服地泡个澡，看喜欢的电视节目，或者买甜点吃。赢得这些奖励时，你会有一种成就感，并且觉得自己值得这些奖赏。

每隔一段时间检查日程表是否起作用，这点很重要。评估日程表的同时，评估自己的情绪和感受。日程表是否有大量代表完成的“打钩”记号？是否感觉积极向上，充满动力？如果答案是肯定的，那么你的日程表就很可能是有效果的。

然而，如果你发现很多任务都被重新安排到了明天、后天甚至大后天，而且自己的情绪也十分低落。那就说明你的日程表需要调整一下了。
检查计划表，发现哪些任务被遗漏，标出问题所在。如果你发现很重要的事情（比如考试）被拖延了，可能就需要重新评估，或者重新调整日程表的优先顺序了。你也可能需要重新考虑给每项任务分配的时间。比如，一周中的三天把早上两小时的放松时间缩减为一个小时，并且安排30分钟的慢跑，留出多余的时间。
重新安排日程表是很正常的事情。人们需要时间去找到最合适的一套工作流程。

与其等到第二天早上，还不如前一天晚上就开始准备，这样你就不至于太匆忙。挑好要穿的衣服并摆放好，这样你就不用临时到处找衣服了，把需要的东西放在桌子或台面上，然后把钥匙挂在家门口附近。这样，你就能轻松地位一天的工作做好准备，免得浪费任何时间。

试着把钟表的时间调快几分钟，这样你就能有一个缓冲时间。

小提示

时间很宝贵。做日程表会帮助你利用好绝大部分时间。
按照日程表行事，会在不经意间改变你的行为习惯。比如，你每周三晚上工作结束后会有一小时娱乐时间，但这通常会导致你周四早上醒来时格外疲惫。意识到这个情况后，便可以重新调整生活习惯。比如，不要每周三工作结束后都安排娱乐活动，而是隔一周一次。这样你既可以和同事们享受没有工作的间歇期，也不会那么疲惫。
创建并遵从日程表，可以让你变得更有效率和创造力，因为你在根据需要完成的任务规划时间，意味着你可以避免“时间不够用”的问题。
把大任务分拆成小任务，试着制定一些合理的小目标。当着手处理它们时，会让你更清楚什么时间该做什么事情。