如何给教授发邮件

步骤

人们总是每天被电子邮件所淹没，使用你的学校账户能更好地避免垃圾邮件过滤，否则教授很可能跳过阅读你的邮件了，因为这是个没见过的地址。

尽管你的每封邮件其实都是有意义的（你希望被对方阅读），但这对于与那些每天都够忙碌的人通信来说，是非常重要的。

如果你的教授还没有一个偏好的惯例，那你可以默认以课程类型、编号、时期（课程日期和时间）开头，然后写你邮件的主题。比如，“高数第三周第二讲：关于函数求导的疑问”是一个很好的主题撰写方式。通过你的学校账户和主题的命名方式，教授能在点开邮件前就知道你是谁、想干什么。这个信息有助于教授对学生的邮件进行组织和优先。包含了课段信息对任教了同个课程多个课段的教授来说尤其重要。千万不要发送没有主题行的邮件。

不要以“嗨”或类似的口水话开头。一般来说，你应该写“尊敬的（姓）教授”。

如果他或她以名回复你，最好你还是使用“（姓）教授”来称呼。千万别用名相称，除非你被明确地允许这么做。另外，请确保你将教授的名字拼写正确了。

尽可能多地提供相关情况的信息以让教授对之感兴趣。直接切题。如wiki上这个例子所示，以介绍自己姓名开始写邮件实际上是一个很错误的方式。教授应该已经从邮件主题和签名处知道了你的名字。因此这类信息不仅多余，“你好，我的名字是……”这样的开头还会让你看起来像个8岁的小孩在给笔友写信。相反地，开门见山地指出为什么你写这封邮件。一定要提出这门课的名称和时间（包括授课时段），在邮件正文和主题行都应该写出。这个信息值得在主文中再提出，因为一些电子邮件程序，比如Gmail，一旦你离开收件箱是不会显示主题的。

不过，也要考虑到你的解答会给教授带来怎样额外的工作量。

写出姓和名，即使你知道教授认得你的名字，也要在姓名下方写清课程和时段信息。你可以帮她方便地想起你所谈到的课程及时段，以便万一她需要查询该课程的相关信息以回答你的问题。

如果你的电子邮件没有自动拼写检查，你可以复制文段到文字处理程序里检查你的拼写。不仅要考虑文本上的问题，也要考虑你说的内容。语气尽量礼貌，语句简明，目的明确。

问问别人觉得如果这封邮件发给他或她会不会有所冒犯。

进行任何必要的修改，然后发给你的教授。

如果你仅仅是告知一个消息（“我感冒了，周二的课不能来上，苏会帮我提交我的论文”），那么教授可能会觉得没必要回复你。这样的情况下，你也不必做什么。

简单的“谢谢您”就够了。如果必要的话，可以用相同的准则写一封更长的邮件以达到专业化标准。如果事情并没有通过邮件解决，可以提出约定面谈。

小提示

如果你的问题仅仅是缺了一堂课，不妨先给同学发邮件问问。
用“请”、“谢谢您”这类词语是很有帮助的，它一般都会让你被尊重。
要意识到你提出要求只需几分钟，但要完成它需要更多的时间。如果你想复核分数，或者补上你缺席的内容，或者别的需要大量精力完成的事，应提出如果教授愿意你可以在办公时间去办公室。
礼貌并不意味着被动。如果你需要帮助，要让对方知道。尽管你不能要求，你当然可以建议。例如，如果你在期末考试那天有一个手术，你不仅应该说明这样的冲突，还要提出能不能提前完成考试，或者以完成一个项目来替代考试，或者提出别的让双方都能满意的方式来解决这个问题。要接受他人的建议，因为教授很可能有他或她自己的想法。
给对方足够的时间回复。一些教授并非每天都在学校里，在家又可能没法上网，你可能要等几天。
跟进。如果好几天过去了你还没有得到回复，可以礼貌地询问教授是否收到了你的邮件、有没有时间考虑一下你说的这件事。用电话或办公室拜访的方式跟进会更好。会哭的孩子有糖吃，因此不要害怕说出来或者主动地提醒对方。

警告

写着“我本不想如此鲁莽”也并不能为你在别处的鲁莽买单。
不要问“是否”我缺课那天漏了什么知识，这是当然的啊！
不要使用“请尽快回复我”或者其它类似的表达。
尽管教授每周仅仅上几个小时的课，记得他们还有别的课程和非教学任务缠身。你的担忧对他们来说确实是也应该是重要的，但他们也许没法在你想得到回复的时候及时地处理。
确保你已经采取了所有能想到的途径解决自己的问题。
不要以“你收到我的邮件了吗”作为交谈的开头，你的老师收了太多的邮件，根本没法在你问的时候立即想起来。相反地，你可以说，“我昨天下午给您写了一封关于XYZ的邮件，您现在有时间和我谈一谈，还是我晚一些去您的办公室谈？”如果是在一个大班级里，或是学期开始，老师还没记住所有学生的名字，你或许应该提醒他或她你的名字。
不要成批发送邮件给所有老师，除非情况非常危急。
如果你想抱怨或有强烈的消极情绪想解决，电子邮件可能并不是最佳途径。你需要与老师交流，而电子邮件仅仅是单向的（每次）。你可以发邮件告诉老师你想谈谈这件事，请求一个合适的拜访时间或电话交谈，不过最好别一时脑热写一些之后你会感到后悔的东西。